名刺交換で知っておきたいマナー5選
名刺交換の基本を知り、落ち着いてあいさつしよう
名刺交換は、取引先や社外の人と初めて会う際に行う、ビジネス上の大切なあいさつです。
名刺を渡す順番や持ち方、受け取った後の扱い方など、いくつかの基本的なマナーがあります。
慣れないうちは緊張することもありますが、事前に流れを確認しておけば、落ち着いて対応しやすくなります。
社会人として必要な準備を確認しませんか？
名刺交換のマナーだけでなく、仕事用の服装やビジネスバッグ、印鑑なども、社会人生活を始める前に確認しておきたいものです。
必要なものを早めに確認し、余裕を持って社会人デビューを迎えましょう。
名刺交換は何のために行う？
名刺交換は、自分の氏名や会社名、所属部署、役職、連絡先などを相手へ伝えるために行います。
ただ情報を交換するだけでなく、初対面の相手へ敬意を示し、今後の関係を築くためのあいさつという意味もあります。
名刺交換では、次のような情報を確認できます。
- 相手の氏名
- 会社名
- 所属部署
- 役職
- 電話番号やメールアドレス
- 会社の所在地
名刺交換の態度や所作も、相手に与える第一印象の一部になります。
形だけを覚えるのではなく、相手を尊重し、丁寧にあいさつすることを意識しましょう。
名刺交換で知っておきたいマナー5選
名刺交換をスムーズに行うために、知っておきたい基本的なマナーを5つ紹介します。
1．名刺はすぐに取り出せるように準備する
名刺交換の直前になって、かばんやポケットの中を探すことがないように、名刺入れをあらかじめ準備しておきましょう。
訪問先の建物へ入る前や、受付を済ませた後などに、名刺の残り枚数を確認しておくと安心です。
名刺は、名刺入れの中で向きをそろえ、きれいな状態で保管します。
折れたり汚れたりした名刺を渡すと、相手に雑な印象を与える可能性があります。
名刺交換の機会が複数回ありそうな日は、必要と思われる枚数よりも少し多めに持参しましょう。
2．相手が読める向きで両手を使って渡す
名刺は、相手から文字が読める向きにして渡します。
基本的には、名刺の端を両手で持ち、会社名や氏名が指で隠れないように注意しましょう。
名刺入れを受け皿のようにして、その上に名刺を置いて差し出す方法もあります。
渡す際は、相手の目を見ながら、会社名、所属部署、氏名をはっきり伝えます。
例えば、次のようにあいさつします。
「株式会社〇〇、営業部の〇〇と申します。よろしくお願いいたします」
名刺だけを無言で差し出すのではなく、自分から名乗り、丁寧にあいさつすることが大切です。
3．相手より低い位置から差し出すことを意識する
名刺を差し出す際は、相手への敬意を示すため、自分の名刺を相手の名刺よりも少し低い位置にすることがあります。
ただし、お互いが低い位置へ下げようとして、不自然な動きになる必要はありません。
位置だけに意識を向けすぎず、相手が受け取りやすい場所へ、落ち着いて差し出しましょう。
机を挟んだままではなく、可能であれば相手の近くまで移動し、立った状態で交換します。
ソファや椅子に座っている場合も、名刺交換をするときは立ち上がるのが基本です。
4．受け取るときは相手の会社名や氏名を隠さない
名刺を受け取る際も、基本的には両手を使います。
相手の会社名や氏名、ロゴなどに指がかからないように、名刺の端を持ちましょう。
受け取るときは、次のような言葉を添えます。
「頂戴いたします。よろしくお願いいたします」
名刺を受け取ったら、すぐにしまわず、会社名や氏名を確認します。
氏名の読み方が分からない場合は、名刺交換の場で丁寧に確認しておくと、その後の会話で名前を間違えることを防げます。
5．受け取った名刺は丁寧に扱う
受け取った名刺は、相手自身を表すものとして丁寧に扱いましょう。
名刺交換後すぐにポケットへ入れたり、折ったり、机の下へ置いたりすることは避けます。
打ち合わせを行う場合は、受け取った名刺を名刺入れの上に置きます。
複数人と交換した場合は、相手の座っている順番に合わせて名刺を並べると、名前や役職を確認しやすくなります。
ただし、名刺ばかりを見続けるのではなく、相手の顔を見て会話することも大切です。
名刺を渡す順番
複数人で訪問した場合や、相手側にも複数人いる場合は、一般的に役職の高い人から順番に名刺交換を行います。
例えば、自社の上司と一緒に訪問した場合は、上司が先に名刺交換を行い、その後に自分が続きます。
基本的な順番は次のとおりです。
- 自社側で役職の高い人が、相手側で役職の高い人と交換する
- 自社側の次の人が、相手側の同じ順番の人と交換する
- 順番に名刺交換を進める
初めての訪問では、誰から交換すればよいか迷うこともあります。
その場合は、上司や先輩の動きを確認し、勝手に先へ進まず、落ち着いて順番を待ちましょう。
訪問した側から先に差し出す
一般的には、仕事を依頼する側や訪問した側から先に名刺を差し出します。
ただし、実際には相手が先に差し出す場合もあります。
順番が前後しても慌てず、相手の名刺を丁寧に受け取ってから、自分の名刺を差し出しましょう。
同時に名刺を差し出した場合の受け取り方
実際の名刺交換では、お互いが同時に名刺を差し出すこともあります。
その場合は、自分の名刺を右手で差し出し、相手の名刺を左手で受け取ります。
受け取った後は、すぐに右手を添えて両手で持ち、丁寧に確認しましょう。
同時交換の基本的な流れは次のとおりです。
- 名刺入れの上に自分の名刺を用意する
- 右手で自分の名刺を相手へ差し出す
- 左手で相手の名刺を受け取る
- 受け取った名刺に右手を添える
- 相手の会社名と氏名を確認する
慣れないうちは手元の動きに集中しすぎることがあります。
多少動きがぎこちなくても、笑顔で相手を見ながら、はっきりとあいさつすることを大切にしましょう。
受け取った名刺を机に置くときのマナー
名刺交換後に着席して打ち合わせを行う場合は、受け取った名刺をすぐに名刺入れへしまわず、机の上に置いておきます。
相手が1人の場合は、自分から見て左側に名刺入れを置き、その上に受け取った名刺を載せる方法が一般的です。
相手が複数人の場合は、座っている順番に合わせて名刺を並べると、名前を確認しやすくなります。
役職の最も高い人の名刺を名刺入れの上に置き、ほかの人の名刺を机の上へ並べる方法もあります。
名刺をしまうタイミング
名刺は、打ち合わせや面談が終わるタイミングで名刺入れへしまいます。
相手が先に名刺をしまった場合は、それに合わせても問題ありません。
会話の途中で急にしまうと、相手に「話が終わった」と受け取られる可能性があるため、場の流れを確認しましょう。
名刺交換で避けたい行動
名刺交換では、相手への敬意を欠くように見える行動を避けることが大切です。
特に、次のような行動には注意しましょう。
- 汚れたり折れたりした名刺を渡す
- 相手が読めない向きで名刺を渡す
- 片手だけで乱雑に差し出す
- 相手の会社名や氏名を指で隠す
- 受け取った名刺をすぐにポケットへ入れる
- 名刺を机の下や荷物の下に置く
- 相手の目の前で名刺に書き込みをする
- 名刺を忘れたまま何も説明しない
名刺交換の細かな動作だけでなく、表情やあいさつ、姿勢にも気を配りましょう。
形式を完璧に行うことよりも、相手に失礼のないよう、丁寧に対応することが重要です。
名刺交換の前に準備しておきたいもの
名刺交換の予定がある場合は、当日になって慌てないように、必要なものを事前に確認しておきましょう。
名刺
名刺の残り枚数を確認し、訪問人数よりも余裕を持って準備します。
所属部署や役職、連絡先が変わっている場合は、古い名刺を使用しないように注意しましょう。
名刺入れ
名刺入れは、自分の名刺と受け取った名刺を分けて収納できるものが便利です。
かばんやスーツの内ポケットなど、すぐに取り出せる場所へ入れておきましょう。
会社名や相手の情報
訪問先の会社名、相手の部署、氏名など、事前に分かる情報を確認しておきます。
相手についてある程度把握しておくと、名刺交換後の会話も進めやすくなります。
身だしなみ
スーツやシャツのしわ、靴の汚れ、髪型なども、名刺交換時の第一印象に影響します。
訪問前に鏡を確認し、清潔感のある身だしなみを整えましょう。
名刺交換に失敗したときはどうする？
名刺を落としたり、名刺入れからうまく取り出せなかったりしても、慌てる必要はありません。
失敗した場合は、そのままにせず、ひと言おわびをして丁寧に対応しましょう。
例えば、名刺を落としてしまった場合は、すぐに拾い、次のように伝えます。
「大変失礼いたしました」
名刺を忘れた場合は、忘れたことをごまかさず、正直に伝えます。
「申し訳ございません。ただいま名刺を切らしておりまして、後ほどあらためてお渡しいたします」
名刺がない場合でも、会社名、所属部署、氏名を口頭ではっきりと伝えましょう。
よくある質問
名刺交換はどちらから先に行いますか？
一般的には、訪問した側や仕事を依頼する側から先に名刺を差し出します。
ただし、相手が先に差し出した場合は、順番にこだわりすぎず、丁寧に受け取って対応しましょう。
名刺は片手で渡してもよいですか？
基本的には、相手が読みやすい向きにして、両手で差し出します。
お互いが同時に交換する場合は、右手で自分の名刺を渡し、左手で相手の名刺を受け取ります。
受け取った名刺はすぐにしまってもよいですか？
打ち合わせを行う場合は、すぐにしまわず、名刺入れの上や机の上に置いておきます。
打ち合わせが終わるタイミングや、相手が名刺をしまったタイミングに合わせて、丁寧に名刺入れへしまいましょう。
名刺にその場でメモを書いてもよいですか？
相手の目の前で名刺へ直接書き込むことは、失礼に受け取られる可能性があります。
必要な内容は手帳やノートへ記録し、名刺への書き込みは相手と別れた後に行いましょう。
名刺を忘れた場合はどうすればよいですか？
名刺を忘れたことを正直に伝えておわびし、会社名、所属部署、氏名を口頭で伝えます。
必要に応じて、後日郵送したり、次回会った際にあらためて渡したりしましょう。
「名刺交換の順番が分からない」
「受け取った名刺をどう扱えばよいか不安」
という場合は、まず渡し方と受け取り方の基本的な流れを確認しておきましょう。
細かな動きだけにとらわれず、相手の目を見て名乗り、丁寧に名刺を扱うことが大切です。
事前に何度か練習しておくと、本番でも落ち着いて対応しやすくなります。
まとめ
名刺交換では、名刺を事前に準備し、相手が読める向きにして、両手で丁寧に渡しましょう。
受け取る際も、相手の会社名や氏名を指で隠さず、「頂戴いたします」と言葉を添えることが大切です。
受け取った名刺はすぐにしまわず、打ち合わせ中は名刺入れの上や机の上に丁寧に置きます。
初めのうちは緊張するかもしれませんが、基本的な流れを確認し、事前に練習しておけば、落ち着いて対応できるようになります。
形式だけにこだわりすぎず、相手への敬意を持って、明るく丁寧にあいさつしましょう。
社会人生活に必要なものを確認しませんか？
就職前は、名刺交換のマナーだけでなく、仕事用の服装やビジネスバッグ、銀行口座、印鑑、入社書類などの準備も必要です。
必要なものを早めに確認し、余裕を持って社会人としての新生活を始めましょう。